Tudnivalók a NAV Online Számla rendszerről

2018 július 1. után minden belföldi adóalanynak kiállított számla, mely adó összege eléri vagy meghaladja a 100 000 forintot, akkor azt azonnal, elektronikus úton továbbítania kell a NAV részére.

Hogyan regisztráljunk a NAV Online Számla rendszerébe?

Minden számlázó program minden felhasználójának regisztrálnia (bekötése) kell a NAV Online számla rendszerébe. Ezt a cég törvényes képviselőjének kell megtenni, hogy 2018. július 1-jétől kiállított számlákat a program fel tudja adni a NAV rendszerébe. A funkció teljesen automatikus és nem igényel felhasználói beavatkozás.
A helyes működéshez azonban a felhasználónak regisztrálnia kell, és azt a program megfelelő menüpontjába beírnia.

Milyen adatok kellenek a regisztrációhoz?

A cég törvényes képviselőjének ÜGYFÉLKAPUS regisztrációval kell rendelkeznie
Szükséges lesz továbbá a személyes adatokra: születési idő és hely (pontosan: Budapest 07), adóazonosító jel, stb.

Számlázó program Bekötése NAV-hoz:

Rövid összefoglaló videó a NAV-tól:

1.

Böngészőben nyissuk meg a következő weboldalt:

https://onlineszamla.nav.gov.hu
Itt kattintsunk a nyíllal jelölt Regisztráció gombra!

2.

Az adatkezelési tájékoztató elolvasása után kattintsunk jelöljük be a pipát.
Ezután kattintsunk az Adatszolgáltatásra kötelezett adózói regisztráció gombra!

Amennyiben több cégünk van, akkor az „Új felhasználó hozzáadása létező regisztrációhoz” gombbal tudjuk egy belépéshez rögzíteni a másik céget.
Több cég esetén tehát újból a REGISZTRÁCIÓ gombra kell kattintani, nem a belépés utáni felületen tudjuk hozzáadni a másik céget.

3.

Ehhez szükséges az ÜGYFÉLKAPUS regisztrációnk, ami nem összetévesztendő a CÉGKAPUS regisztrációval!
Ez az a regisztráció, aminek segítségével a Magyarorszag.hu -n is tudjuk intézni személyes, céges ügyeinket.
Lépjünk be azzal a felhasználónévvel és jelszóval.
Ha nincs ilyen regisztrációnk, akkor személyesen meg kell látogassunk egy kormányhivatalt a személyes iratainkkal, hogy ezt elintézzük.

4.

Sikeres ügyfélkapus azonosítás után a rendszer bekéri személyes adatainkat. Ez megváltozott, most már csak az Adóazonosító jelünket szükséges megadni!

Ezek legyenek kéznél, mert időkorlát van a regisztráció folyamatához!

~~Fontos, hogy a születési helynél PONTOSAN úgy kell azt beírni, mint ahogy a lakcímkártyánkon szerepel!~~

5.

A következő ablakon (ÜGYFÉL REGISZTRÁCIÓHOZ SZÜKSÉGES RÉSZLETES ADATOK MEGADÁSA) tudjuk megadni a mi felhasználónevünket a NAV Online rendszerébe, és a hozzátartozó jelszót.
Erre nem lesz szüksége a számlázó programnak!

6.

Ezután a Cég-felhasználó kapcsolatok oldalon válasszuk ki a cégünket a piros gombbal (adószám van beleírva)

7.

Ezzel a számlázó program bekötése majdnem kész, bent vagyunk a NAV ONLINE SZÁMLA rendszerében.

Később is erre a felületre fogunk belépni.

Ahhoz hogy a „feladást” (adatszolgáltatási kötelezettségünket) meg tudjuk tenni, szükséges létrehozni egy „technikai felhasználót„.

Ez lesz magyarán a számlázó programunk. Létrehozunk egy felhasználónevet és jelszót amit a számlázó program, mint technikai felhasználó fog használni.

A felületen a FELHASZNÁLÓK fülön kattintsunk az új felhasználó gombra!

Fontos: Későbbiekben ha a már meglévő felhasználót akarjuk módosítani, bejelöltük a kis lenyitható lefele nyilat! Arra kattintva tudjuk majd később újra lekérni a technikai felhasználó adatait, vagy módosítani a jelszavát.

8.

Kattintsunk a technikai felhasználó gombra

9.

A technikai felhasználónak olyan jelszót adjunk amit máshol nem használunk, ugyanis ezt be kell majd írjuk a számlázó programba!

A jogosultságoknál pipáljuk ki mindkét számlára vonatkozó lehetőséget: Számlák kezelése, Számlák lekérdezése

10.

Mentés után az XML leíró kulcs generálása gomb után a részleteknél ez a három adat kell a számlázónak, a jelszón kívül:

Technikai felhasználónév

Hozzátartozó jelszó

XML aláírókulcs

XML cserekulcs

Amennyiben nem látja ezeket az adatokat, kattintson alul az XML Leíró kulcs generálása gombra.

Ha azt sem látja, akkor valószínűleg nem a technikai felhasználó létrehozása menüben van!

Ezeket kell beírni a számlázó program beállításaiba ahhoz hogy a bekötése kész legyen a NAV-hoz.

Ha kész a számlázó program Bekötése NAV online rendszerébe, a következő dolgokra figyeljünk még:

Jogszabályi előírások az internet kapcsolat nélküli számlázásról, és az üzemzavarokról:

Kérdés

Mi teendő, ha határértéket meghaladó számla kibocsátásakor nincs internetkapcsolat, mert

informatikai hiba történt a számlakibocsátó rendszerében,
pincében vagy világvégi helyen készül a számla,
vagy szolgáltatáskiesés van a területen?

Azaz kibocsátható-e az a számla, amelynek adatait még nem küldünk be a NAV rendszerébe?

Válasz

Az online számla feltöltési kötelezettség és a számla kibocsátás két különálló folyamat.

A számla kibocsátását akkor sem lehet megakadályozni, ha a számla feltöltés bármely ok miatt nem történt meg. Ebben az esetben a feltöltést akadályozó tényezőt meg kell szüntetni, és ezt követően a számlázó programnak a feltöltési kötelezettséget teljesítenie kell.

Ha a számlakibocsátó rendszerének üzemzavara vagy az internet szolgáltatás elégtelensége miatt nem sikerült a beküldés, akkor az üzemzavar elhárulását követő 24 órán belül kell pótolni a bejelentést.

Ha az üzemzavar hosszabb ideig tart, mint 48 óra, akkor ezt az ide kattintva elérhető űrlapon jelezni kell a NAV felé legkésőbb a 48 óra leteltekor és az azt követő 24 órán belül manuálisan kell beküldeni az adatokat. Nagyon kell figyelni ilyenkor a 3 vagy 4 napos hosszúhétvégékre, hiszen ilyen extrém esetekben is maximum 72 óra áll rendelkezésre a pótlásra.

Ha a NAV Online Számla rendszerében van a hiba, akkor szintén 24 óra áll rendelkezésre az adatbeküldés pótlására.

Mi nem tekinthető üzemzavarnak? Mikor várja el az azonnal beküldést a NAV?

„Nincs térerő a pincében.” Nem tekinthető üzemzavarnak, ha például a mobilinternet szolgáltatás átmenetileg szünetel, mert nincs elérhető torony vételkörzetben. Ezesetben amint a berendezés vételkörzetbe érkezik, az online számla feltöltést haladéktalanul meg kell kezdeni, tehát a számítógépet ilyenkor bekapcsolva kell hagyni.

„De nincs internet azon a gépen.” Nem tekinthető jogszabály szerinti teljesítésnek, ha a berendezés önmagában nem képes a számla feltöltésre, a számlázó programnak internetkapcsolattal kell rendelkeznie, és ennek folyamatos működésének feltételeit az adóalanynak kell biztosítania, azaz rendelkeznie kell érvényes szerződéssel, illetve olyan mobil internet csomaggal, amely biztosítja az online számla feltöltést (nem fogyhat el menet közben).

„Majd este feltöltöm, ha hazaértem.” Nem tekinthető jogszabály szerinti teljesítésnek, ha a számlázó program egy dokkoló egység közbeiktatásával kezdi meg a számla feltöltést egy későbbi időpontban.

Feladatok: mire kell figyelniük a jogkövető vállalkozásoknak?

A számlakibocsátóknak kötelességük biztosítani az internetkapcsolatot minden olyan eszközre, amelyről határérték feletti számlát állítanak ki, legalább a számlázás idejére.
Figyelniük kell arra, hogy sikertelen adatbeküldés esetén azonnal gondoskodjanak az esetleges üzemzavarelhárításról, illetve a határidőn belüli pótlásról.
Javasoljuk, hogy már hogy használat előtt az első dolguk legyen a számlázó program bekötése NAV-hoz, ne az első nagy számla elkészítésekor kelljen foglalkozni a számlázó program hirtelen bekötése NAV-val.

Számlák lehetséges állapotai:

Beküldésre vár

A szoftver még nem kezdte meg a beküldés, vagy nem tudta még beküldeni az adott számlát

Beküldve

A szoftver beküldte már az adott számlát, azonban arról még nem jött visszaigazolás, vagy nem kért még visszaigazolást.
A jogszabály azonnaliságot vár el a beküldésre, de legkésőbb 24 órán belül teljesíteni kell ezt az állapotot!

Megérkezett

A szoftver beküldte a számlát a NAV-nak, aki vissza jelezte, hogy megkapta azt.

Feldolgozás alatt

A szoftver beküldte a számlát a NAV-nak, ahol már feldolgozás alatt van az adott bizonylat.
A jogszabály azonnaliságot vár el a beküldésre, de legkésőbb 24 órán belül teljesíteni kell ezt az állapotot!

Tapasztalatunk szerint legtöbbször itt akadnak be a számlák, akár több órára is (15-20 órára is akár). Fontos, hogy amíg feldolgozás alatt van a számla, addig Ön nem teljesítette Adatszolgáltatási kötelezettségét, hisz a válaszban még hibás adatszolgáltatás válasz is jöhet!

Feldolgozva (vagy ahogy a NAV visszaadja: „DONE” státusz

Ön teljesítette Adatszolgáltatási kötelezettségét, az adott számla rendben van.
„Csak azon számla adatszolgáltatása tekinthető teljesítettnek, melyre vonatkozóan az invoiceStatus =DONE.”

Megszakítva

A számla feldolgozása sikertelen, a számla vagy az adatszolgáltatás valamilyen hibát tartalmaz.

Hibás

A számla feldolgozása sikertelen, a számla vagy az adatszolgáltatás valamilyen hibát tartalmaz. Valószínűleg technikai validáció miatt.

Ne felejtsük el a számlázó program bejelentését a NAV-hoz sem!
Az új jogszabály miatt erre ugyanúgy szükség van!

Töltse le Számlázó Programunk demó verzióját innen!