Sokan év elejére időzítik a számlázó program lecserélését. Idén különösen sokan váltanak számlázó programot az új, kötelező NAV funkció miatt.

Természetesen ha már nem elérhető a fejlesztő, nem akarja/tudja belefejleszteni a funkciót, kénytelen váltani.

Ha használunk már számlázó szoftvert, akkor is érdemes lehet váltani, amennyiben van olyan hasznos funkció, amit a régebbi program nem tudott, de segítheti az új évben cégünk fejlődését:

Mi az az 5 hasznos funkció amit miatt érdemes lecserélni a meglévő számlázó programot?

  1. Készletek utánrendelése minimum készlet és a foglalások függvényében
    A kereskedő cégek többsége készletkezelésre is használja a számlázó programját, egy részük pedig a rendeléseket is ezen keresztül intézi. Rengeteg felesleges plusz munkát megspórol ha olyan rendszert használunk, ami figyeli a minimum és a maximum készleteket is, és a már beérkezett foglalásokat.
    Ne rendeljünk be feleslegesen olyan terméket ami már készleten van, de ne is fussunk ki abból  a minimum mennyiségből aminek a polcon kell lennie – ehhez nagy segítség egy ilyen funkció.
    A beszállítói rendelést nem mindegy mennyi idő alatt készítjük el, hisz általában ha az adott nap délutánjáig beérkezik a rendelés (ez igen változó persze), van rá esély, hogy már másnap bejön az áru. Nagy segítség tehát ha ezt könnyen és gyorsan, pár perc alatt el tudjuk intézni!
  2. Könyvelési export
    A könyvelési díj ma Magyarországon nagyban függ a könyvelt bizonylatok számától. Egy fejlődő cég esetében ez remélhetőleg egy felfelé ívelő tendenciát mutat, így az új év beköszöntével van rá esély, hogy a könyvelési díjunk is emelkedik. Érdemes segíteni a könyvelő munkáját azzal, hogy legalább a kimenő számlákat nem kell felpötyögnie a papírok alapján, hanem megkapja azt egy export fájlban. Az így megspórolt több órányi munkát biztosan értékelni fogja a könyvelő is, ha ártárgyalásra kerül sor.
  3. Webáruházzal összekapcsolható
    Sok webáruház tartalmaz beépített számlázókat, azonban egy kis vagy közepes vállalkozás igényeit ez nem biztos hogy kielégíti, például a fenti készletgazdálkodási szükségletek miatt is. Különálló számlázó esetén viszont egy bizonyos napi rendelés szám felett (mi akkor javasoljuk, ha napi legalább 5-10 rendelés jön be) szükséges összekapcsolni a két rendszert. A kézi rögzítés 10-20 tételnél már 1-2 órát is igénybe vehet ami egész biztosan „többe kerül” mint egy ilyen modul kifejlesztése vagy bekapcsolása. A hibalehetőségek, téves rögzítésekről pedig nem is beszélve. Csak egy kattintás és már be is vannak foglalva a készletek – és a webáruházban frissült az „elérhető készlet” mező. Az, hogy a konkrét mennyiséget jelenítjük meg, vagy csak annyit, hogy „készleten” vagy „rendelhető” az majd egy másik cikk témája lesz.
  4. Saját CRM modullal rendelkezik, kiváltható vele egy másik rendszer
    Nem minden cég használ CRM-et, a tapasztaltok szerint Magyarországon a cégek kevesebb mint 50%-a használ csak. Pedig egy alapvető CRM modul, vagy legalább egy összetettebb vevő nyilvántartás hatalmas érték lehet a cégben. Két nyilvántartást vezetni viszont teljesen felesleges.
    Sokan használnak két rendszert: az egyiket a vásárlóknak (pl. a számlázó) a másikban pedig az érdeklődőket (pl. CRM program). Ez hatalmas hiba!Nem elég, hogy nincs átjárás a két rendszer között, de még ráadásul olyan átfedések is keletkezhetnek, amiket észre sem veszünk, sőt rengeteg időt is elvesztünk megint csak abban az esetben, ha az érdeklődő rendel, hisz rögzíthetjük újra a partner.
    Vagy tegyük fel, hogy ki akarunk küldeni egy hírlevelet, vagy ki akarjuk gyűjteni a miskolci partnereinket, mert lesz ott egy kiállításunk. Persze, megtehetjük, hogy minkét listából kigyűjtjük az adatokat, de minek vesződnék vele, ha egyszerre is megtehetjük?
    A piaci versenyben az információ értéke még inkább felértékelődött, így egy jó CRM igazi versenyelőnyt ér – megéri rá beruházni!
  5. Egyedi kérések fejlesztésének lehetősége
    Rengetegen panaszkodnak, hogy nagyon kevés olyan cég van, aki hajlandó egyedi kéréseket is lefejleszteni. Általában nem szeretik az ilyeneket a szoftvercégek, hiszen sokkal egyszerűbb valamit egyszer megírni és után újra-meg–újra eladni, mint mindig elölről fejleszteni valamit. A meglévő rendszerekbe pedig a stabilitás miatt nem szoktak belenyúlni.
    Nagyon sok olyan céget ismerünk, akinek viszont létfontosságú egy-egy „egyediesítés”. Pl. a számla nyomtatása mellé oda kell adnia valami papírt (megfelelőségi nyilatkozatot, termék leírást), vagy a számlaképen kell valami plusz infót megjelenítenie (súly, térfogat, valami egyedi megjegyzés), vagy éppen olyan jogosultságokat szeretne bizonyos alkalmazottaknak adni amire nincs lehetőség.
    Nagyon gyakori egyedi fejlesztés még az egyedi exportálás/importálás. Pl. egy adott excelben kell lejelentenünk a forgalmazónak a havi eladásokat, a havi javításokat, vagy az árváltozást Excelben kapjuk meg minden reggel és azt kellene gyorsítani, automatizálni.
    Ezek az adott cégnek rengeteg időt tudnak spórolni, így érdemes megpróbálkozni a lefejlesztéssel, még ha pénzbe is kerül. Érdemes kiszámolni, hogy az adott munkafolyamat mennyi „időbe kerül” és milyen gyakran kell elvégezni. Tehát ha egy adott funkció 2 percet spórol meg, de napi 30x használjuk (mondjuk minden számla mellé), akkor az 1 órát spórolt nekünk. Ez egy adott hónappal felszorozva már havi legalább 20 óra munkát spórolt nekünk, azaz évi 240 órát. Ez érdemes párba állítani a fejlesztés költségével.

+1 Bárhonnan elérhető + akár mobilról is

A mai felgyorsult világban egyre nagyobb a nyomás az értékesítőkön, hogy releváns, azonnali pontos információkat lássanak: a készletről, a vevői tartozásokról, kedvezményekről. A vevői oldalról alapvető elvárás, hogy minden kérdésükre azonnal választ kapjanak, ott a helyszínen. Nem csak a cégvezetőknek lett fontos, hogy lássák a cég állapotát akár egy mobiltelefonról is, hanem az értékesítőknek is, hogy lássák a pontos készleteket, árakat akkor is, amikor veszik fel a rendelést.