Cikksorozatunkban a projektkezelési funkciónk hasznos felhasználást mutatjuk be. Nem lehet elégszer hangsúlyozni, hogy egy rendszer akkor tud jól működni, ha gördülékenyen, prompt tudunk mindenre reagálni, leszűrni a konzekvenciákat vagy akár újratervezni.
Első részünk a projektkezelés fontosságáról és technikájáról szól.
Tegyük fel, hogy Önnek egy építőpipari kivitelező cége van, mely több projekten dolgozik egyidejűleg. Az üzletkötők sorra keresik fel az új ügyfeleket, építkezéseket, folyamatosan árajánlatot adnak egy-egy projekt kivitelezésére. Közben a kivitelező munkatársai haladnak a munkafolyamatokkal, amiket le is kell igazoltatnia; az anyagbeszerzők vásárolják a szükséges építőanyagokat, amiket adott projektre kell elszámolnia; az alvállalkozók nyújtják be a számláikat kifizetésre, amit le kell ellenőriznie, és még tankolnak, munkaórát töltenek, az ügyfelek kívánságait teljesítik….ember legyen a talpán, aki ezt átlátja ,megfelelően le is koordinálja, és a végén még utókalkulációt is tud végezni az adott projekt jövedelmezőségéről.
Nézzük meg, miben tudjuk segíteni az Ön munkáját:
Mire tudja használni a Projektkezelési modult a Számlázó Programomban?
- legelőször is elkülönítheti a projekteket még egy partneren belül is. Ez nagyon fontos, hiszen hiába dolgozunk ugyanannak a cégnek, mégis minden projekt más és más, nem lehet egy kalap alá venni őket.
- a projektek létrehozásával Ön egy új, összegyűjtő „mappát” hoz létre, ahova mindig csak beteszi az éppen oda tartozó számlákat, dokumentumokat, árajánlatokat, feljegyzéseket, képeket. Így minden egy helyen szerepel, és nem kell később a csoportosítással plusz órákat eltöltenie, ami lássuk be, utólag jó pár hónap eltelte után – amennyi ideig egy projekt eltart – hatalmas feladat és szinte kizárt, hogy maradéktalanul sikerüljön.
- a sikeres cégvezetés egyik pillére, ha az adott projekt vezetője, vagy akár a cégvezető átlátja a projekt állapotát. Ez azért nagyon fontos, mert nagyon hamar el tud „úszni” egy projekt, ha nem tudjuk igazolni, hogy mi az adott munkafolyamatot elvégeztük, vagy nem nyújtjuk be a számlát, mert nem látjuk át, hogy milyen készültségen áll a projekt. A Számlázó Programom projektkezelési funkciójával könnyen rátekinthetünk rendszeresen az állapotra, a hozzárendelt beszállítói számlákra, a teljesítésigazoláshoz szükséges bizonyító fotókra.
- igazodva a mai kor szemléletéhez, a „hiszem, ha látom” elmélethez, nagyon fontos tudnunk, hogy egy fotó bizonyító erejével nem lehet vitába szállni. A projektkezelési funkcióban lehetőség van az adott munkaterületen készült fényképeket az adott projekthez hozzárendelni. Sokszor csak egy fotó készítésére van idejük a kollégáknak, minthogy leírják a munkanap végén, hogy meddig jutottak a munkavégzéssel. Ezen kívül egy fotó, amit készítünk, nagyon sok vitás esetet megoldhat, gondoljunk csak pl. egy biztosítós eseményre. Ugye, mennyivel egyszerűbb és hatékonyabb, ha magyarázás helyett megmutatjuk a készített fotót?
- a hasznos eszközök között találjuk az emlékeztető, naptárfunkciót, amit beállíthat egy később elvégzendő feladatra. Ha már leadta az árajánlatot és választ vár rá, beállíthatja, hogy a szoftver értesítést küldjön Önnek, hogy a válaszra rá kell kérdeznie, amennyiben még nem érkezett meg. Azt kell mondjam, ez a funkció (is) kivált egy külön naptárrendszert, ráadásul az emlékeztető révén a projekt addigi állását is meg tudjuk nézni: mikor adtunk ajánlatot, mire adtuk, mi volt az ügyfél válasza, mikorra beszéltük meg a tárgyalást…és még sorolhatnám, mennyi minden értékes információt vezethetünk benne.
Mi egy projektlezárás sikerességének alapfeltétele?
Mindenek előtt az, hogy minden dokumentálva legyen adott projektre vonatkozólag: munkalapok, kiadások, munkaórák, anyagfelhasználás, stb. Ha ezek rendelkezésünkre állnak, akkor minden lezárt projektből tudunk készíteni egy statisztikát vagy utókalkulációt, ami megmutatja a lényeget: cégünk szempontjából sikeres volt-e a projektünk vagy nem.
Ez a kiértékelés elengedhetetlen ahhoz, hogy a jövőbeni tervezésünket átgondoljuk, felülvizsgáljuk, hogy mit és hol, hogyan kell máshogy, vagy akár ugyanígy csinálnunk.
Ha ezt a lépést elhanyagoljuk, vagy nem tudunk az eredményből megfelelő következtetéseket levonni a hiányos adatok miatt, sajnos észervétlenül bekövetkezhet az, hogy tévesen vezettük a cégünket, esetleg olyan megbízásokat fogadtunk el, olyan feladatokat vállaltunk, amik a saját cégünk rovására mentek.
Folytatjuk…
Ha Ön eddig hezitált, ragadja meg az alkalmat, és töltse le most a demo verziót: https://www.szamlazoprogramom.hu/demo-letoltese