-ha elege van az excel táblákból és abból, hogy 3 programot használnak-
A kisvállalkozókat több irányból is befolyásolják a szoftverfejlesztők. A hatékonyság növelése érdekében sokan fordultak „egy-célú” szoftverekhez a számlák vezetéséhez, projekt kezelő programokhoz, CRM programokhoz, különálló készletgazdálkodó szoftverekhez. Egy 2016-os kimutatás szerint a cégek 94%-a használ már okostelefont a napi üzletmenetéhez, míg több mint fele a cégeknek ki is használja ezen eszközök előnyeit.
Sok cég azonban nem ismerte még fel, hogy nem érdemes több különálló szoftvert használni egy-egy feladatra, mivel ezzel pont az eredetivel ellenkező hatást érnek el: megnehezítik a napi munkájukat.
Nehéz kiválasztani a jó megoldást
Gyakori hiba túl sok alkalmazásra támaszkodni. Manapság úgy tűnik a sok marketinginformáció között, hogy gyakorlatilag kötelező használni „a legjobb app”-okat, ahhoz, hogy sikerre vigyük cégünket. De a túl sok különálló program használatának ideje (és költsége) gyakran összeadódik, még akkor is, ha ezek egy része ingyenes alkalmazás. Egyszercsak azt vesszük észre, hogy megfulladunk a különböző programokban vezetett teendő listák (mint pl. Wunderlist, Evernote), projekt kezelő programok (Trello és társai), CRM rendszerek (Salesforce, Zoho) és Excel táblák információiban.
Pedig külön-külön mindegyik szoftver kínál olyan funkciókat, előnyöket amik hihetetlen értékesek cégünk fejlődésében, a kollégák közötti hatékony együttműködésben.
De nézzük meg egy pillanara, hogy mennyi idő megy el csak átkattintani egyik programból a másikba nap-mint nap, ez hetente-havonta több óra is lehet. Ha egy programot megnyitni csak 20 másodperc (míg beírjuk a jelszavunkat pl.), akkor ez éves szinten 5-10 alkalmazottnál már több óra elvesztegetett idő (és pénz)! A helyzet azonban még rosszabb, hogyha ezek az alkalmazások nem kommunikálnak: márpedig egy külföldi ingyenes projekt kezelőt elég nehéz összehangolni egy magyar fejlesztésű készletkezelővel. Márpedig ha kézzel kell felvinni egyik program adatait (pl. új érdeklődő, vagy új webes megrendelő, esetleg árajánlatkérő a weboldalról) a másik szoftverbe, akkor itt már nem 20 másodpercről beszélünk, hanem hosszú percekről!
Egy-egy célprogram remek választás azoknak, akik egy valamire keresnek megoldást. De amint cégünk nő, előbb-utóbb több ilyen programot is elkezdünk használni, ami egyre nagyobb káoszhoz vezet. Egy CRM, egy számlázó, egy webáruház, egy projekt-kezelő és máris elfolyik a kezünk közül a hasznos információ, pont az, amiért bevezettük őket – ezt nem engedheti meg magának egy vállalkozás sem!
Az integrált rendszerek felemelkedése
A több különböző alkalmazás használatában rejlő nehézségek, kihívások eredeményeképpen fejlődtek ki az integrált rendszerek. Ezen innovatív megoldásokkal töredékére lehet csökkenti az alkalmazások közötti váltások idejét, jelentősen felgyorsítva ezzel a napi munkát. Azáltal, hogy nem kell a böngésző fülek között váltogatni, vágólapokról ki-be másolni az adatokat, drasztikusan nő a hatékonyság, hiszen végre egy rendszerben áttekinthető egy-egy vevő, érdeklődő adatlapja, ahol a korábban 4 rendszerben vezett vásárlói törénetek egy képernyőn áttekinthetőek – miközben beszélünk az ügyféllel.
Ráadásul a cégek azzal is sokat tudnak spórolni, hogy elég az alkalmazottakat egy program használatára betanítani!
Egy közepes cég esetében (10 alkalmazottal számolva) akár heti 10 adminisztrációs órát is lehet spórolni ezáltal, ami a kifizett munkabér tekintetében elég jelentős spórolás! Másrészről a megspórolt idő alatt akár a korábbi megrendelés állomány másfélszeresét is ki lehet szolgálni, és nem kell még egy új kollégát felvenni.
Az integrált rendszerek fő előnyei
Informatikai oldalról nézve a nagy multik jelentős előnyben vannak a kis cégekhez képest. A rendelkezésre álló erőforrásaik lehetővé teszik a legmodernebb eszközök, szoftverek használatát. Az új, innovatív felhő alapú megoldásokkal azonban már a kis cégek részére is megfizethetővé váltak a legmodernebb, okostelefonon is használható rendszerek. Nem szükséges milliókért beruházni drága szerverekre, szoftverekre, több százezer forintos oktatásra, hiszen egy havidíjért cserébe elkezdhetjük használni ezeket a rendszereket, mind irodai gépeinken, mind a terepen dolgozó kollégák (üzletkötők, területi képviselők vagy szervizes kollégák) esetében.
Elég egy Androidos okostelefonon, és mi is olyan modern rendszerhez jutunk, amivel a kollégák ugyanúgy aláirathatják a szállítólevelet, munkalapot, mint régen pl. a Coca-Cola-s kiszállítók, GLS futárok. Csakhogy azok az eszközöknek darabja legalább 2-300e Ft volt, nem pedig 40e Ft-os, mint egy mai tablet.
Nem mindegy, hogy alkalmazottainkat 4 különböző programra oktatjuk be, vagy csak egyre. Az integrált rendszerek esetében elég csak egy havidíjat fizetni, nem 3-4 különböző szolgáltatónak fizetünk. Az esetleg felmerülő problémákat is csak egy helyre kell bejelenteni. Havonta egy számláért cserébe komplett megoldást kaphatunk, nem kell összeintegrálni a rendszereket, nincs egymásra mutogatás.
Ha a beszállítókkal kapcsolatban felmerül egy kérdés, azt ugyanúgy megtaláljuk a rendszerben egy gyorskereséssel, mint egy új érdeklődő új igényét, vagy egy már leadott webes rendelés kiszállítási címét.
Hányszor fordult már elő Önnel, hogy nem is abban a rendszerben keresett valamit, mint amiben a másik kolléga rögzítette?
Több excelben vezetik az érdeklődöket, amiket Dropbox vagy Google Drive segítségével osztanak meg a két különböző városban lévő bolt között?
Mennyivel egyszerűbb lenne felnyitni a laptopot, tabletet és akár egy mobilinternet eléréssel az ügyviteli rendszerben megnézni a két bolt árukészletét, mint körbetelefonálni 2-3 boltot? Pl. amikor a beszállítónál vásárol – látni a minimumkészleteket, hogy hol melyik termék fogyott le?
Még több, még pontosabb adat a cégünkről
A végeredményeket ha összesítjük, sokkal olcsóbbra jövünk ki egy rendszer használatával, csak rakjuk mellé a különböző rendszerek havi-éves díjait, a ráfordított munkaidőt, és a hatékonyságot.
Azáltal, hogy „centralizáltuk” az adatokat, végre összekötjük az eddig különálló pontokat a cégünkben. Az eddig különálló excel tábláink, a földrajzilag elkülönülő kollégák végre egy közös rendszerben dolgozhatnak – a közös célért: hogyan lehetnek ma még jobbak, még hatékonyabbak, mint tegnap? Végre lehetőség van összehasonlítani az eddig külön dolgozó kollégák teljesítményét is. Látjuk ki mennyit dolgozott a rendszerben, hol dolgozott (GPS alapján), min dolgozott (tablettel le is fényképezheti a hibás terméket, vagy az üzletkötő a teli polcot, hogy miért nem rendelt a kisbolt), és mindez automatikusan megjelenik az adott vevő kartonján.
Elég nehéz 10 excel táblából összerakni, hogy mely termékeink termelik a legtöbb nyereséget.
Ha egyszerre 3-4 programot használnak, abban külön vannak az érdeklődők, vásárlók, beszállítók, nem fogja átláni az összképet!
Mennyivel egyszerűbb lekérni egy kimutatást, amiben a különböző boltjaik adatai egyszerre szerepelnek!
Mennyivel könnyebb úgy tárgyalni egy partnerral, hogy látjuk az elmúlt 3 évi forgalmát, a kintlévőségeit, emlékeztetőit!
Minnél több adatunk van, annál jobban tervezhetjük meg cégünk fejlődését! Nem elég csak kiállítani a számlákat, ne arra keressen programot, hanem olyan programot keressen, amivel hatékonyabban tudnak dolgozni kollégái, ezáltal nagyobb nyereséget tud termelni Önnek a cége!
Kérjen tanácsot!
Ha többet szeretne megtudni a témáról, jöjjön el hozzánk az irodánkba, és megmutatjuk integrált rendszerünket (Számlázó Programom), amivel a fenti dolgokat már akár holnap el tudja kezdeni használni. Halogathatja persze a váltást, de minél hamarabb elkezdik használni, annál több hasznos adat fog belekerülni még idén a rendszerbe! Ráadásul ügyfelei is észrefogják venni a változást! Kollégái akár egy okostelefonról felvehetik a rendelést, megírhatnak egy munkalapot, Ön pedig otthon a teraszán átnézheti a napi számlákat, rendeléseket, fizetendő számlákat.
Mindezt már havi nettó 10.000 Ft-ért elkezdheti használni egy eszközön.